Oddział Kontroli zobowiązany jest do przeprowadzenia kontroli projektów realizowanych w ramach I i II Priorytetu RPO w formie kontroli na miejscu. Kontrole te obejmują m.in. ocenę prawidłowości i skuteczności realizacji projektu – zgodnie z zawartą umową o dofinansowanie. W toku kontroli sprawdzeniu podlega faktyczny postęp rzeczowy stwierdzony na miejscu realizacji projektu oraz dokumenty związane z jego realizacją, dokumentujące w szczególności faktyczności poniesionych wydatków.
W razie ujawnienia w toku kontroli okoliczności wskazujących na popełnienie przestępstwa kontrolujący niezwłocznie zawiadamia o tym fakcie właściwy organ.
Kompetencje osób kontrolujących:
- swobodnego poruszania się po terenie jednostki kontrolowanej, z wyjątkiem miejsc podlegających szczególnej ochronie z uwagi na tajemnicę państwową;
- wglądu oraz tworzenia kopii i odpisów dokumentów związanych z działalnością jednostki kontrolowanej;
- przeprowadzenia oględzin obiektów i składników majątkowych;
- żądania od pracowników jednostki kontrolowanej ustnych i pisemnych wyjaśnień;
- zabezpieczania materiałów dowodowych;
- sprawdzania przebiegu określonych czynności;
- przyjmowania oświadczeń od osób kontrolowanych.
Kierownik jednostki kontrolowanej zapewnia kontrolującym warunki i środki niezbędne do sprawnego przeprowadzenia kontroli.
Kontrolujący dokonują ustaleń stanu faktycznego na podstawie zebranych w toku kontroli dowodów. Dowodami są dokumenty i inne nośniki informacji, opinie biegłych, jak również pisemne wyjaśnienia i oświadczenia oraz inne zabezpieczone rzeczy. Beneficjent powinien przedstawić podczas kontroli, na żądanie kontrolującego, dokumenty związane z przedmiotem kontroli oraz udzielać szczegółowych wyjaśnień.
W razie potrzeby ustalenia stanu obiektu, innych składników majątkowych albo przebiegu określonych czynności kontrolujący mogą przeprowadzić oględziny. Oględziny przeprowadza się w obecności kierownika beneficjenta, odpowiedzialnego za obiekt lub składniki majątkowe poddane oględzinom, lub osoby przez niego wyznaczonej.
Po zakończeniu kontroli zespół kontrolujący sporządza w formie pisemnej i wysyła do jednostki kontrolowanej informację pokontrolną w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach – jeden dla kierownika jednostki kontrolowanej i jeden dla kierownika jednostki kontrolującej.
Informacja pokontrolna zawiera w szczególności:
- podstawę prawną przeprowadzenia kontroli;
- oznaczenie instytucji kontrolującej;
- imiona i nazwiska osób wchodzących w skład zespołu kontrolującego;
- opis kontrolowanych procesów;
- ustalenia przeprowadzonej kontroli.
Informację pokontrolną podpisują członkowie zespołu kontrolującego oraz kierownik jednostki kontrolowanej lub osoba przez niego upoważniona.
Kierownik jednostki kontrolowanej lub osoba przez niego upoważniona może zgłosić zastrzeżenia do treści zawartych w tej informacji. Zastrzeżenia do informacji pokontrolnej wraz z niezaakceptowaną informacją pokontrolną kierownik jednostki kontrolowanej lub osoba przez niego upoważniona przesyła do jednostki kontrolującej.
Jeżeli beneficjent nie zgłasza zastrzeżeń do informacji pokontrolnej, kierownik jednostki kontrolowanej lub osoba przez niego upoważniona podpisuje przesłaną informację pokontrolną i przekazuje ją do jednostki kontrolującej.
Jednostka kontrolująca rozpatruje zgłoszone zastrzeżenia. Kontrolujący mogą w razie potrzeby podjąć dodatkowe czynności kontrolne w celu ustalenia zasadności zastrzeżeń. W przypadku stwierdzenia zasadności zgłoszonych zastrzeżeń kontrolujący zmieniają lub uzupełniają część informacji pokontrolnej, której dotyczyły zastrzeżenia, a następnie przesyłają poprawioną informację pokontrolną ponownie do akceptacji jednostki kontrolowanej.
W przypadku nieuwzględnienia zgłoszonych zastrzeżeń, w całości lub w części, kontrolujący przekazują tę informację wraz z uzasadnieniem do beneficjenta oraz ponownie przekazują dwa egzemplarze informacji pokontrolnej do podpisu.
Kierownik jednostki kontrolowanej lub osoba przez niego upoważniona wysyła podpisany egzemplarz informacji pokontrolnej albo przygotowuje w formie pisemnej uzasadnienie odmowy podpisania informacji pokontrolnej i wysyła je kierownikowi jednostki kontrolującej wraz z jednym egzemplarzem niepodpisanej informacji pokontrolnej.
Kontrolujący zamieszczają w informacji pokontrolnej adnotację o odmowie podpisania informacji pokontrolnej oraz jej uzasadnienie. Odmowa podpisania informacji pokontrolnej przez kierownika jednostki kontrolowanej lub osobę przez niego upoważnioną nie wstrzymuje sporządzenia i przekazania zaleceń pokontrolnych.
Kierownik jednostki kontrolującej w uzasadnionych przypadkach formułuje zalecenia pokontrolne w formie pisemnej i wysyła je kierownikowi jednostki kontrolowanej.
Zalecenia pokontrolne zawierają w szczególności:
- podstawę prawną sformułowania zaleceń;
- informację o kontroli, do której się odnoszą;
- uwagi i wnioski zmierzające do usunięcia stwierdzonych w czasie przeprowadzonej kontroli uchybień i nieprawidłowości.
Kierownik jednostki kontrolowanej jest zobowiązany, w terminie wyznaczonym w zaleceniach pokontrolnych, do poinformowania kierownika jednostki kontrolującej o działaniach podjętych w celu uwzględnienia uwag oraz wykonania zaleceń pokontrolnych, a w przypadku niepodjęcia takich działań – o przyczynach takiego postępowania.
