Procedura aplikacyjna
Preselekcja
PRESELEKCJA – zasady ogólne
Instytucją organizującą Preselekcję w ramach I Osi Priorytetowej „Przedsiębiorczość i innowacje” RPO WL na lata 2007-2013 jest Lubelska Agencja Wspierania Przedsiębiorczości w Lublinie.
Rolę Instytucji Zarządzającej RPO WL na lata 2007-2013 pełni Zarząd Województwa Lubelskiego.
Preselekcja jest to procedura naboru i oceny przedsięwzięć zapisanych w Planach Projektów. Plan Projektu jest uproszczonym wnioskiem aplikacyjnym (formularz Planu Projektu jest dostępny na stronie internetowej www.lawp.lubelskie.pl), do którego nie są wymagane żadne załączniki.
Za przeprowadzenie naboru i oceny przedsięwzięć zapisanych w Planach Projektów odpowiedzialny jest Oddział Oceny Projektów LAWP.
Celem oceny Planów Projektów jest sprawdzenie, czy przedsięwzięcie zawarte w Planie Projektu kwalifikuje się do uzyskania pomocy w ramach RPO. Po dokonaniu oceny Lubelska Agencja Wspierania Przedsiębiorczości informuje potencjalnych Beneficjentów o jej wynikach. Pisemna informacja wysłana Wnioskodawcy w sprawie oceny Planu Projektu nie jest podstawą do roszczeń o przyznanie i wypłatę pomocy w ramach RPO WL, ale stanowi podstawę do określenia terminu kwalifikowalności wydatków.
Termin otrzymania pisemnego potwierdzenia o pozytywnej ocenie Planu Projektu, może stanowić datę rozpoczęcia kwalifikowania wydatków w przypadku wyboru projektu do dofinansowania w trybie konkursowym, pod warunkiem, że: tytuł projektu, dane Wnioskodawcy, lokalizacja przedsięwzięcia, elementy projektu oraz rodzaje kosztów będą identyczne w Planie Projektu i we Wniosku o dofinansowanie). Różnica pomiędzy wysokością kosztów kwalifikowanych przedsięwzięcia opisanego w Planie Projektu a sumą kosztów kwalifikowalnych wpisanych we Wniosku o dofinansowanie nie powinna przekroczyć 20%.
Preselekcja jest nieobowiązkowa.
PROCEDURA NABORU I OCENY PLANÓW PROJEKTU:
Przed przeprowadzeniem naboru wniosków w trybie konkursowym Lubelska Agencja Wspierania Przedsiębiorczości przeprowadza nabór Planów Projektów (wypełnionych w Generatorze Planu Projektu). Nabór Planów Projektu odbywa się w trybie konkursu otwartego.
Ogłoszenie o naborze Planów Projektu jest zamieszczane na stronie internetowej www.lawp.lubelskie.pl oraz w wybranych mediach o zasięgu regionalnym.
Nabór i ocena PP odbywa się w sposób ciągły do zamknięcia naboru uzasadnionego decyzją Dyrektora/Z-cy Dyrektora LAWP, np. wyczerpanie środków finansowych lub zmiana procedur – rezygnacja z Preselekcji.
Plan Projektu może być doręczony osobiście do Sekretariatu/Kancelarii Ogólnej Lubelskiej Agencji Wspierania Przedsiębiorczości w Lublinie (ul. Graniczna 4), dostarczony przez posłańca, kurierem lub przesłany pocztą. Plan Projektu dostarczony w inny sposób (np. telefaksem, pocztą elektroniczną) lub dostarczony na inny adres nie będzie rozpatrywany.
Za datę wpływu Planu Projektu przyjmuje się, w każdym przypadku, termin jego dostarczenia do LAWP.
Wnioski, które wpłynęły po terminie określonym w ogłoszeniu o naborze Planów Projektów, podlegają rejestracji, ale nie podlegają ocenie.
Ocena Planu Projektu polega na sprawdzeniu, czy spełnia on wszystkie kryteria oceny Planu Projektu zatwierdzone przez Komitet Monitorujący RPO WL, mające swoje odzwierciedlenie w Karcie oceny Planu Projektu.
Wyniki oceny są ogłaszane na bieżąco. Pisemna informacja w sprawie oceny PP wysłana do potencjalnego Beneficjenta nie jest podstawą do roszczeń o przyznanie i wypłatę pomocy finansowej.
Wnioskodawca rozpoczynający inwestycję po ocenie Planu Projektu robi to na własne ryzyko. W celu rozpoczęcia wydatkowania Wnioskodawca zobowiązany jest założyć wyodrębniony rachunek bankowy, z którego będą dokonywane operacje finansowe związane z realizacją przedsięwzięcia.
Nabór wniosków
NABÓR WNIOSKÓW – zasady ogólne
Instytucją organizującą konkurs o dofinansowanie realizacji projektów w ramach I Osi Priorytetowej „Przedsiębiorczość i innowacje” oraz II Osi Priorytetowej „Infrastruktura ekonomiczna” RPO WL na lata 2007-2013 jest Lubelska Agencja Wspierania Przedsiębiorczości w Lublinie.
Rolę Instytucji Zarządzającej RPO WL na lata 2007-2013 pełni Zarząd Województwa Lubelskiego.
Oddział Oceny Projektów LAWP jest odpowiedzialny za przeprowadzenie naboru wniosków o dofinansowanie.
PROCEDURA NABORU WNIOSKÓW O DOFINANSOWANIE:
Lubelska Agencja Wspierania Przedsiębiorczości w Lublinie prowadzi nabory wniosków o dofinansowanie w oparciu o harmonogram ogłaszania konkursów. Harmonogram ogłaszania konkursów na dany rok kalendarzowy publikowany jest na stronie internetowej www.lawp.lubelskie.pl. Harmonogram może ulegać zmianom i może być aktualizowany w ciągu roku w zależności od wykorzystania środków finansowych.
Ogłoszenie o konkursie na dofinansowanie realizacji projektów jest zamieszczane na stronie internetowej www.lawp.lubelskie.pl oraz w wybranych mediach o zasięgu regionalnym, najpóźniej w dniu rozpoczęcia naboru wniosków w ramach danego konkursu.
Termin pomiędzy datą rozpoczęcia naboru, a końcową datą składania wniosków wynosi 45 dni kalendarzowych. W wyjątkowych sytuacjach LAWP może skrócić ten termin.
Wniosek o dofinansowanie (wypełniony formularz wniosku wraz z załącznikami) może być doręczony osobiście do „Punktu Naboru Wniosków”, który znajduje się w siedzibie Lubelskiej Agencji Wspierania Przedsiębiorczości w Lublinie (ul. Graniczna 4), dostarczony przez posłańca, kurierem lub przesłany pocztą. Wniosek dostarczony w inny sposób (np. telefaksem, pocztą elektroniczną) lub dostarczony na inny adres niż określony w ogłoszeniu konkursowym nie będzie rozpatrywany.
Za datę wpływu wniosku przyjmuje się, w każdym przypadku, termin jego dostarczenia do LAWP.
Wnioski, które wpłynęły po terminie określonym w ogłoszeniu o naborze wniosków, podlegają rejestracji, ale nie podlegają ocenie.
Po zakończeniu naboru wniosków o dofinansowanie Oddział Oceny Projektów przystępuje do oceny formalnej wniosków.
Ocena wniosków
OCENA WNIOSKÓW i ZATWIERDZENIE PROJEKTÓW DO DOFINANSOWANIA – zasady ogólne
Oddział Oceny Projektów LAWP jest odpowiedzialny za przeprowadzenie procesu oceny wniosków o dofinansowanie.
Ocena wniosków o dofinansowanie obejmuje ocenę formalną i merytoryczną, a kończy się opracowaniem Listy rankingowej projektów, które pozytywnie przeszły ocenę merytoryczną (o kolejności wniosków na Liście rankingowej decyduje liczba punktów uzyskanych w trakcie oceny merytorycznej).
Zarząd Województwa Lubelskiego zatwierdza w formie uchwały Listę rankingową projektów wybranych do dofinansowania oraz Listę Rezerwową (czyli listę projektów, które uzyskały pozytywną ocenę merytoryczną, ale z uwagi na wyczerpanie się środków finansowych przeznaczonych na dany konkurs nie mogą uzyskać dofinansowania).
OCENA FORMALNA
Ocena formalna wniosku polega na sprawdzeniu, czy wniosek spełnia wszystkie kryteria oceny formalnej zatwierdzone przez Komitet Monitorujący RPO WL, mające swoje odzwierciedlenie w Karcie oceny formalnej.
Ocena formalna przeprowadzana jest w oparciu o kryteria formalne:
dopuszczające,
poprawności.
Kryteria formalne-dopuszczające mają na celu sprawdzenie czy projekt kwalifikuje się do uzyskania pomocy w ramach danego działania/poddziałania i muszą być spełnione bezwarunkowo. Niespełnienie jednego z nich powoduje automatyczne odrzucenie wniosku o dofinansowanie projektu, ponieważ są to błędy, których Wnioskodawca nie jest w stanie poprawić, uzupełnić lub warunki, których nie może spełnić.
Kryteria formalne-poprawności mają na celu sprawdzenie czy wniosek został wypełniony prawidłowo i zawiera wszystkie załączniki. W przypadku gdy wniosek nie spełnia wszystkich kryteriów formalnych-poprawności może być skierowany do uzupełnienia i/lub poprawy stwierdzonych w nim błędów we wskazanym, ściśle określonym terminie. Kryteria formalne-poprawności muszą być spełnione, aby wniosek został dopuszczony do kolejnego etapu oceny – oceny merytorycznej.
Ocena formalna wniosku przeprowadzana jest przez dwóch pracowników Oddziału Oceny Projektów (zasada „dwóch par oczu”).
OCENA MERYTORYCZNA
Ocena merytoryczna wniosków dokonywana jest przez Komisje Oceny Projektów, złożoną ze specjalistów, których wiedza i doświadczenie umożliwiają przeprowadzenie weryfikacji merytorycznej projektu.
Komisja Oceny Projektów stanowi ogniwo w systemie oceny projektów i jej zadaniem jest merytoryczna ocena projektów zgłoszonych w ramach I i II Osi Priorytetowej RPO WL przeprowadzana w oparciu o kryteria oceny merytorycznej, zatwierdzone przez Komitet Monitorujący RPO WL.
Ocena merytoryczna przeprowadzana jest w oparciu o następujące kryteria merytoryczne:
ocena techniczno-ekonomiczna,
ocena strategiczna.
Na każdym etapie weryfikacji merytorycznej (ocena techniczno-ekonomiczna oraz ocena strategiczna) wniosek podlega niezależnej ocenie przez 2 specjalistów KOP.
Kryteria oceny merytorycznej – ocena techniczno-ekonomiczna ma na celu stwierdzenie czy projekt dotyczy nowej inwestycji i czy opisane we wniosku przedsięwzięcie jest wykonalne i efektywne. W przypadku stwierdzenia przez KOP, że projekt jest wykonalny, ale wymaga dodatkowych informacji lub wyjaśnień, specjalista dokonujący oceny zwraca się pisemnie do Wnioskodawcy o złożenie dodatkowych informacji, stosownych wyjaśnień we wskazanym, ściśle określonym terminie.
Kryteria oceny merytorycznej – ocena strategiczna ma na celu przypisanie projektom określonej liczby punktów (maksymalna liczba punktów wynosi 100) i wskazanie projektów najbardziej wartościowych z punktu widzenia rozwoju województwa lubelskiego.
Wniosek o dofinansowanie projektu otrzymuje po ocenie merytorycznej:
ocenę pozytywną w przypadku uzyskania co najmniej 51 punktów (ostateczna ocena jest średnią arytmetyczną z punktów przyznanych przez dwóch specjalistów oceniających wniosek); projekty te zostają uszeregowane w formie Listy rankingowej;
ocenę negatywną w przypadku uzyskania mniej niż 51 punktów; projekty takie są odrzucane jako słabo realizujące cele poszczególnych Osi Priorytetowych RPO i nie są brane pod uwagę przy tworzeniu Listy rankingowej projektów.
O kolejności wniosków na Liście rankingowej decyduje liczba punktów uzyskanych w trakcie oceny merytorycznej.
ZATWIERDZENIE PROJEKTÓW DO DOFINANSOWANIA i PODPISANIE UMOWY O DOFINANSOWANIE REALIZACJI PROJEKTU
Na podstawie Listy rankingowej ustalonej po ocenie merytorycznej Zarząd Województwa Lubelskiego zatwierdza w formie uchwały:
Listę projektów wybranych do dofinansowania ze środków EFRR w ramach danego działania/poddziałania;
Listę rezerwową projektów, które nie zostały wybrane do wsparcia w ramach danego konkursu z powodu wyczerpania środków finansowych zaplanowanych na konkurs.
Po zatwierdzeniu Listy projektów wybranych do dofinansowania oraz Listy rezerwowej przez ZWL Oddział Oceny Projektów wysyła do Wnioskodawcy pismo informujące o umieszczeniu na jednej z ww. list.
Dyrektor LAWP lub Z-ca Dyrektora LAWP podpisuje umowy o dofinansowanie realizacji projektu z Wnioskodawcami, których projekty zostały wyłonione do dofinansowania.
PROCEDURA ODWOŁAWCZA
Na każdym etapie oceny projektu Wnioskodawca, którego projekt nie został wyłoniony do dofinansowania, może złożyć pisemny protest, w terminie 14 dni od daty otrzymania informacji o wynikach oceny. Protest rozpatrywany jest przez Lubelską Agencję Wspierania Przedsiębiorczości w Lublinie.
Protest może wnieść każdy Wnioskodawca, którego projekt nie został wyłoniony do dofinansowania, a więc również taki, którego projekt został umieszczony na Liście rezerwowej.
Protest może być dostarczony przez Wnioskodawcę, posłańca (dostarczyciel otrzyma dowód wpływu opatrzony podpisem i datą – na kopii), kurierem lub przesłany pocztą. Protest dostarczony w inny sposób (np. telefaksem, pocztą elektroniczną) nie będzie rozpatrywany.
W przypadku uwzględnienia protestu na etapie oceny merytorycznej, po ponownej ocenie merytorycznej Zarząd Województwa Lubelskiego podejmuje decyzję o zatwierdzeniu wniosku z rezerwy ustanowionej na potrzeby protestów, wyłącznie w przypadku, gdy liczba punktów zdobyta przez dany wniosek uprawnia go do umieszczenia na liście rankingowej. W pozostałym wypadku po ponownej ocenie merytorycznej zarząd Województwa Lubelskiego podejmuje decyzję o umieszczeniu projektu na liście rezerwowej na podstawie liczby zdobytych punktów.
Wnioskodawca, który wniósł protest i został on rozpatrzony negatywnie może na takie rozstrzygnięcie złożyć skargę do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego, zgodnie z pouczeniem. Skarga wnoszona jest bezpośrednio do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w terminie 14 dni kalendarzowych od dnia otrzymania informacji o negatywnym rozpatrzeniu złożonego uprzednio protestu.
Wnioskodawca lub właściwa instytucja pośrednicząca lub zarządzająca może wnieść skargę kasacyjną do Naczelnego Sądu Administracyjnego w terminie 14 dni od dnia doręczenia rozstrzygnięcia wojewódzkiego sądu administracyjnego, zgodnie z pouczeniem.
Po ponownej ocenie merytorycznej, dokonanej w wyniku rozstrzygnięcia przez WSA skargi lub rozstrzygnięcia przez NSA skargi kasacyjnej, Zarząd Województwa Lubelskiego podejmuje decyzję o zatwierdzeniu wniosku z rezerwy ustanowionej na potrzeby protestów, wyłącznie w przypadku, gdy liczba punktów zdobyta przez dany wniosek uprawnia go do umieszczenia na liście rankingowej. W pozostałym wypadku po ponownej ocenie merytorycznej zarząd Województwa Lubelskiego podejmuje decyzję o umieszczeniu projektu na liście rezerwowej na podstawie liczby zdobytych punktów.
Realizacja projektu
Informacje ogólne
Beneficjent realizujący projekty w ramach I i II Osi Priorytetowej RPO WL ubiegający się o refundację zobowiązany jest przedkładać do Lubelskiej Agencji Wspierania Przedsiębiorczości w Lublinie wnioski o płatność.
Wniosek o płatność, który służy celom sprawozdawczym i rozliczeniu wydatków, może dotyczyć m.in.:
wnioskowania o przekazanie płatności pośredniej – kwoty refundacji części wydatków kwalifikowalnych poniesionych w miarę postępu realizacji projektu przez Beneficjenta w przypadku etapowania realizacji projektu;
wnioskowania o przekazanie płatności końcowej – kwoty stanowiącej refundację określonej w umowie o dofinansowanie realizacji projektu części lub całości wydatków kwalifikowalnych poniesionych na realizacje projektu, w przypadku, gdy realizacja projektu przebiega jednoetapowo;
rozliczenia środków przekazanych Beneficjentowi w ramach wcześniejszych transz zaliczkowych z jednoczesnym wnioskowaniem o kolejne transze środków, zgodnie z umową o dofinansowanie realizacji projektu. Przekazanie pierwszej transzy płatności zaliczkowej następuje na podstawie umowy o dofinansowanie projektu.
Płatność pośrednia nie powinna stanowić mniej niż 25% wartości dofinansowania określonej w umowie o dofinansowanie realizacji Projektu. Płatność końcowa nie może stanowić mniej niż 20% (z wyjątkiem Działania 2.1) wartości dofinansowania określonej w umowie.
Forma złożenia wniosku
Wniosek Beneficjenta o płatność powinien być sporządzony na odpowiednim formularzu, zgodnie z Instrukcją wypełniania Wniosku o płatność, w formie papierowej i elektronicznej (CD, DVD) (po jednym egzemplarzu), wraz z pismem przewodnim i złożony ze wszystkimi wymaganymi załącznikami. Obydwie formy Wniosku o płatność, papierowa i elektroniczna muszą być ze sobą zgodne. Wszystkie strony Wniosku o płatność powinny być zaparafowane (niebieskim kolorem) z wyjątkiem ostatniej, na której Beneficjent lub osoba przez niego upoważniona składa czytelny podpis (również niebieskim kolorem) i pieczętuje Wniosek o płatność pieczęcią firmową.
Załączniki dołączone do Wniosku Beneficjenta o płatność powinny być ponumerowane. Dokumenty poświadczające wydatki należy ułożyć zgodnie z pkt. 12 Zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem zamieszczonym we Wniosku o płatność.
Do Wniosku Beneficjenta o płatność wymagane są m.in. następujące załączniki:
Kopie faktur lub dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej z zawartym na stronie tytułowej numerem księgowym lub ewidencyjnym, potwierdzone „za zgodność z oryginałem” przez Beneficjenta lub osobę upoważnioną, opisane zgodnie ze Wzorami opisu faktur;
Wyciągi bankowe z rachunku Beneficjenta, a w przypadku płatności gotówkowej są KP i KW;
Protokół z wyboru oferty-w przypadku braku obowiązku stosowania Ustawy Prawo Zamówień Publicznych;
Oświadczenie Beneficjenta o uzyskanej pomocy publicznej;
Kopia dokumentów potwierdzających odbiór/wykonanie prac poświadczona „za zgodność z oryginałem” przez Beneficjenta lub osobę upoważnioną;
Kopie umowy/umów ubezpieczenia nieruchomości, środków trwałych, poświadczona za zgodność z oryginałem;
Inne dokumenty, o ile są wymagane zgodnie z Umową o dofinansowanie.
Funkcje Wniosku o płatność
Złożone przez Beneficjenta wnioski o płatność spełniają następujące funkcje:
sprawozdawczą – wypełniona jest tylko część wniosku o płatność przedstawiająca przebieg realizacji projektu (należy wypełnić punkty od1 do 8 oraz od 15 do 21 wniosku o płatność),
sprawozdawczą i rozliczeniową – obok informacji dotyczącej realizacji projektu przekazywana jest informacja o poniesionych w związku z realizacją projektu wydatkach (należy wypełnić punkty od 1 do 22 wniosku o płatność).
Obowiązki Beneficjenta w zakresie sprawozdawczości określa Umowa o dofinansowanie.
Terminy składania wniosków o płatność (pełniących funkcję sprawozdawczą, sprawozdawczo-rozliczeniową, o płatność końcową)
Jeżeli Beneficjent rozpoczął realizację projektu przed podpisaniem umowy o dofinansowanie składa wniosek o płatność w terminie 3 miesięcy od daty podpisania Umowy. Jeżeli realizacja projektu rozpoczęła się po podpisaniu umowy o dofinansowanie Beneficjent składa wniosek o płatność w terminie do 3 miesięcy licząc od daty rozpoczęcia realizacji projektu określonej w umowie o dofinansowanie. Beneficjent zobowiązany jest do składania Wniosków o płatność (do LAWP) z częścią dotyczącą przebiegu realizacji projektu z częstotliwością określoną w Umowie o dofinansowanie: tj. nie częściej niż raz na 3 miesiące, ale przynajmniej raz na pół roku, licząc od daty złożenia pierwszego wniosku o płatność.
Beneficjent zobowiązuje się złożyć wniosek o płatność końcową , w terminie do 30 dni kalendarzowych od finansowego zakończenia realizacji projektu – tzn. od daty poniesienia przez Beneficjenta ostatniego wydatku w ramach projektu.
UWAGA:
Brak wydatków po stronie Beneficjenta nie zwalnia go z obowiązku przedkładania przynajmniej raz na pół roku Wniosków o płatność z wypełnioną częścią dotyczącą przebiegu realizacji projektu, która pełni funkcję sprawozdawczą.
Weryfikacja Wniosków o płatność
Weryfikacja wniosków o płatność prowadzona jest na dokumentach w siedzibie Lubelskiej Agencji Wspierania Przedsiębiorczości w Lublinie i obejmuje wszystkie wnioski i wszystkie wydatki (100%).
W procesie weryfikacji wniosku o płatność można wyróżnić następujące etapy:
Przyjęcie od Beneficjenta Wniosku o płatność wraz z pismem przewodnim i odpowiednimi załącznikami potwierdzającymi poniesione i zapłacone wydatki,
Sprawdzenie terminowości złożenia Wniosku o płatność, a także stwierdzenie, czy służy on celom sprawozdawczym, czy sprawozdawczym i rozliczeniu wydatków,
Weryfikacja Wniosku o płatność oraz wszystkich dokumentów poświadczających wydatki,
Rejestracja danych na temat wniosku Beneficjenta o płatność oraz wyniku jego weryfikacji w systemie informatycznym,
Przygotowanie wniosku o dokonanie przelewu środków na rachunek Beneficjenta do Oddziału Finansowego LAWP.
Każdy wniosek o płatność weryfikowany jest w ciągu 21 dni roboczych pod względem poprawności formalnej, merytorycznej i rachunkowej. Weryfikacja wniosków odbywa się w kolejności dat ich wpływu zgodnie z zasadą „dwóch par oczu” (tzn. przez dwóch wyznaczonych pracowników LAWP).
Uwaga:
– W przypadku wpłynięcia dużej ilości wniosków o płatność w krótkim czasie, termin weryfikacji może zostać przedłużony.
– Na etapie oceny formalno-merytoryczno-rachunkowej możliwe jest uzupełnianie przez Beneficjenta Wniosków o płatność i poprawianie błędów.
Celem weryfikacji wniosków o płatność jest sprawdzenie kwalifikowalności wydatków poniesionych przez Beneficjenta w związku z realizacją projektu w ramach I i II Osi Priorytetowej RPO WL. Sprawdzana jest także zgodność poniesionych wydatków z zasadami krajowymi i wspólnotowymi, w tym dotyczącymi w szczególności: konkurencji, ochrony środowiska, równego traktowania mężczyzn i kobiet, społeczeństwa informacyjnego, zamówień publicznych.
Warunki otrzymania przez beneficjenta refundacji wydatków poniesionych w wyniku realizacji projektu:
musi być zrealizowany zgodnie z Umową o dofinansowanie,
pozytywny wynik weryfikacji Wniosku Beneficjenta o płatność (zaliczkową, pośrednią, końcową),
poprawnie zweryfikowana część sprawozdawcza z realizacji projektu (pozytywna i w całości zweryfikowana część wniosku Beneficjenta o płatność dotycząca przebiegu realizacji projektu jest koniecznym warunkiem zrefundowania wydatków),
pozytywny wynik Kontroli w miejscu realizacji projektu (u Beneficjenta).
Wszystkie dokumenty związane z projektem winny być zarchiwizowane i przechowywane do dnia 31 grudnia 2020 r. W przypadku zmiany miejsca archiwizacji Beneficjent niezwłocznie zobowiązuje się pisemnie poinformować Instytucję Wdrażającą (Instytucję Pośrednicząca II stopnia) o miejscu archiwizacji dokumentów związanych z realizowanym Projektem. Informacja ta jest wymagana w przypadku każdorazowej zmiany miejsca archiwizacji dokumentów, która nastąpi do 31 grudnia 2020 r.
Kontrola projektu
Oddział Kontroli zobowiązany jest do przeprowadzenia kontroli projektów realizowanych w ramach I i II Priorytetu RPO w formie kontroli na miejscu. Kontrole te obejmują m.in. ocenę prawidłowości i skuteczności realizacji projektu – zgodnie z zawartą umową o dofinansowanie. W toku kontroli sprawdzeniu podlega faktyczny postęp rzeczowy stwierdzony na miejscu realizacji projektu oraz dokumenty związane z jego realizacją, dokumentujące w szczególności faktyczności poniesionych wydatków.
W razie ujawnienia w toku kontroli okoliczności wskazujących na popełnienie przestępstwa kontrolujący niezwłocznie zawiadamia o tym fakcie właściwy organ.
Kompetencje osób kontrolujących:
swobodnego poruszania się po terenie jednostki kontrolowanej, z wyjątkiem miejsc podlegających szczególnej ochronie z uwagi na tajemnicę państwową;
wglądu oraz tworzenia kopii i odpisów dokumentów związanych z działalnością jednostki kontrolowanej;
przeprowadzenia oględzin obiektów i składników majątkowych;
żądania od pracowników jednostki kontrolowanej ustnych i pisemnych wyjaśnień;
zabezpieczania materiałów dowodowych;
sprawdzania przebiegu określonych czynności;
przyjmowania oświadczeń od osób kontrolowanych.
Kierownik jednostki kontrolowanej zapewnia kontrolującym warunki i środki niezbędne do sprawnego przeprowadzenia kontroli.
Kontrolujący dokonują ustaleń stanu faktycznego na podstawie zebranych w toku kontroli dowodów. Dowodami są dokumenty i inne nośniki informacji, opinie biegłych, jak również pisemne wyjaśnienia i oświadczenia oraz inne zabezpieczone rzeczy. Beneficjent powinien przedstawić podczas kontroli, na żądanie kontrolującego, dokumenty związane z przedmiotem kontroli oraz udzielać szczegółowych wyjaśnień.
W razie potrzeby ustalenia stanu obiektu, innych składników majątkowych albo przebiegu określonych czynności kontrolujący mogą przeprowadzić oględziny. Oględziny przeprowadza się w obecności kierownika beneficjenta, odpowiedzialnego za obiekt lub składniki majątkowe poddane oględzinom, lub osoby przez niego wyznaczonej.
Po zakończeniu kontroli zespół kontrolujący sporządza w formie pisemnej i wysyła do jednostki kontrolowanej informację pokontrolną w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach – jeden dla kierownika jednostki kontrolowanej i jeden dla kierownika jednostki kontrolującej.
Informacja pokontrolna zawiera w szczególności:
podstawę prawną przeprowadzenia kontroli;
oznaczenie instytucji kontrolującej;
imiona i nazwiska osób wchodzących w skład zespołu kontrolującego;
opis kontrolowanych procesów;
ustalenia przeprowadzonej kontroli.
Informację pokontrolną podpisują członkowie zespołu kontrolującego oraz kierownik jednostki kontrolowanej lub osoba przez niego upoważniona.
Kierownik jednostki kontrolowanej lub osoba przez niego upoważniona może zgłosić zastrzeżenia do treści zawartych w tej informacji. Zastrzeżenia do informacji pokontrolnej wraz z niezaakceptowaną informacją pokontrolną kierownik jednostki kontrolowanej lub osoba przez niego upoważniona przesyła do jednostki kontrolującej.
Jeżeli beneficjent nie zgłasza zastrzeżeń do informacji pokontrolnej, kierownik jednostki kontrolowanej lub osoba przez niego upoważniona podpisuje przesłaną informację pokontrolną i przekazuje ją do jednostki kontrolującej.
Jednostka kontrolująca rozpatruje zgłoszone zastrzeżenia. Kontrolujący mogą w razie potrzeby podjąć dodatkowe czynności kontrolne w celu ustalenia zasadności zastrzeżeń. W przypadku stwierdzenia zasadności zgłoszonych zastrzeżeń kontrolujący zmieniają lub uzupełniają część informacji pokontrolnej, której dotyczyły zastrzeżenia, a następnie przesyłają poprawioną informację pokontrolną ponownie do akceptacji jednostki kontrolowanej.
W przypadku nieuwzględnienia zgłoszonych zastrzeżeń, w całości lub w części, kontrolujący przekazują tę informację wraz z uzasadnieniem do beneficjenta oraz ponownie przekazują dwa egzemplarze informacji pokontrolnej do podpisu.
Kierownik jednostki kontrolowanej lub osoba przez niego upoważniona wysyła podpisany egzemplarz informacji pokontrolnej albo przygotowuje w formie pisemnej uzasadnienie odmowy podpisania informacji pokontrolnej i wysyła je kierownikowi jednostki kontrolującej wraz z jednym egzemplarzem niepodpisanej informacji pokontrolnej.
Kontrolujący zamieszczają w informacji pokontrolnej adnotację o odmowie podpisania informacji pokontrolnej oraz jej uzasadnienie. Odmowa podpisania informacji pokontrolnej przez kierownika jednostki kontrolowanej lub osobę przez niego upoważnioną nie wstrzymuje sporządzenia i przekazania zaleceń pokontrolnych.
Kierownik jednostki kontrolującej w uzasadnionych przypadkach formułuje zalecenia pokontrolne w formie pisemnej i wysyła je kierownikowi jednostki kontrolowanej.
Zalecenia pokontrolne zawierają w szczególności:
podstawę prawną sformułowania zaleceń;
informację o kontroli, do której się odnoszą;
uwagi i wnioski zmierzające do usunięcia stwierdzonych w czasie przeprowadzonej kontroli uchybień i nieprawidłowości.
Kierownik jednostki kontrolowanej jest zobowiązany, w terminie wyznaczonym w zaleceniach pokontrolnych, do poinformowania kierownika jednostki kontrolującej o działaniach podjętych w celu uwzględnienia uwag oraz wykonania zaleceń pokontrolnych, a w przypadku niepodjęcia takich działań – o przyczynach takiego postępowania.
